زیرساخت مدیریت کیفیت جامع و نظام پیشنهادات
پنجشنبه, ۲۳ مهر ۱۳۹۴، ۰۲:۲۹ ب.ظ
| ||
ژاله آهنگى
مدیریت کیفیت جامع ترکیبى از اقدامات سازمان براى دستیابى به پیامدهاى مثبت رقابتى از طریق بهبود مستمر در تمام جنبههاى عملیاتى سازمان است. مدیریت مشارکتى عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامى توسط مدیر که تمام کارکنان، مشتریان و پیمانکاران یک سازمان در روند تصمیمگیرى و حل مسائل و مشکلات سازمان، همکارى و مشارکت کنند.
نظام پیشنهادها فراهم آوردن فضا و امکاناتى در سازمان توسط مدیریت است که کلیه کارکنان، مشتریان و پیمانکاران، نظرات، اندیشهها و پیشنهادهاى خود را در زمینه حل مشکلات و نارساییها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت سازمان به مدیریت ارایه مىکنند.
در حقیقت نظام پیشنهادها یک نظام مدون براى فعال کردن ذهن افراد و به کارگیرى اندیشهها و نظرات آنها براى بهبود عملکرد سازمان است.
اولین اصلى که در به کارگیرى سیستم پیشنهادها پیش بینى و تعریف مىشود، اصل پرداخت یا پاداش و روشهاى محاسبه و تعیین آن بر حسب نوع و منبع پیشنهادها است .
مقدمه :
باتوجه به ظهور نظریههاى جدید مدیریت که حاصل تغییر ساختار، اهداف و پیچیدگى فعالیتهاى سازمان، فن آورى اطلاعات و رقابت جهانى تنگاتنگ در عرصه بازار، تجارب کارکنان در فرآیند مستقیم عمل و تولید و اهمیت مواردى همچون مهندسى فرآیند کسب و کار (1) دوایر کنترل QCC و حفظ فراگیر سطح تولید(3) است، بحث مدیریت کیفیت فراگیر یا مدیریت کیفیت جامع TQM به عنوان دستاوردى براى تمام سازمانهایى که قصد رقابت و حضور در مقابل سازمانهاى پیشرو دارند، مطرح و به کار گرفته شده است .
***
مدیریت کیفیت جامع
مدیریت کیفیت جامع TQMبا ایجاد مفاهیمى کلى باعث بهبود مداوم در یک سازمان مىشود. فلسفه مدیریت کیفیت جامع بر روندى سینماتیک، منسجم، با ثبات و کلان نگر نسبت به سازمان تأکید داردT.Q.M در محیطى که مدیریت سعى در بهبود مستمر در کل سیستم و فرآیندها را دارد، در گام نخست به رضایت مشترى داخلى و خارجى تأکید مىکند. T.Q.Mبرکاربرى از همه کارکنان به خصوص بر تیمهاى چند تخصصى و مشاوره کننده تأکید دارد که براى بهبود عملیات در داخل سازمان تشکیل مىشوند. این رویکرد برنقطه عطف بهینه هزینههاى چرخه حیات توجه دارد و از ابزارهاى اندازهگیرى و پژوهش، طبق روشهاى معین براى دستیابى به شرایط مطلوب استفاده مىکند. دو خصیصه اصلى T.Q.Mپرهیز از تولید ضایعات و تأکید بر کیفیت در طراحى است .
کاربرد این روش ضرورتى اجتنابناپذیر است و کشور ژاپن با به کاربستن آن موفق شد در صنایع خود تحولى ایجاد کند. مدیریت کیفیت جامع ترکیبى از اقدامات سازمان براى دستیابى به پیامدهاى مثبت رقابتى از طریق بهبود مستمر در تمام جنبههاى عملیاتى سازمان است. در این روش هریک از واژگان به شرح زیر معنى مىشود:
مدیریت: مدیران اجرایى به طور کامل در قبال تمام فعالیتها متعهد هستند ؛
کیفیت: برآورده کردن انتظارات پنهان و آشکار مشتریان لازم الاجرا است ؛
جامع: تمام افراد داخل شرکت در مسائل و اقدامات بهبود مستمر درگیر هستند (این افراد مشتریان و تأمین کنندگان را در برمىگیرد.
مدیریت نظام پیشنهادها TSSM
باتوجه به مطالبى که در بحث مدیریت کیفیت جامع مطرح شد، شیوه مدیریت کلاسیک خود به خود در محیط متغیر و آشفته اقتصادى امروز چندان کارآمد نیست. عملکردهاى فعلى مدیریت رفته رفته جاى خود را به یک فلسفه جدید مدیریت مىدهند که کارکنان را راز موفقیت در هر گونه فعالیت سازمانى مىداند. در سالهاى اخیر که تحولات قابل توجهى در نظریهها و عملکرد مدیریت در جهان به وجود آمده است، اندیشههاى تازهاى براى مدیریت اثربخش و کارآمد فعالیتهاى سازمانى مطرح شده است. مدیریت مشارکتى که براساس فرضهاى استوار ارزشى و عملى و نتایج و شواهد قطعى تجربى استوار است، یکى از این اندیشههاى تازه است که در بیست سال گذشته به طور جدى در نظامهاى بزرگ صنعتى یا بازرگانى و آموزشى به کار گرفته شده و با پیامدهاى مطلوب مادى و معنوى همراه بوده است. در حال حاضر به دلایل زیر استفاده از نظام مدیریت مشارکتى امرى ضرورى به نظر مىرسد:
1- نیاز قرن 21 به مغزهاى پرورش یافته .
2- سرعت تحولات مستمر و نوآورى در دانش علمى و فنى .
3- افزایش بازارهاى رقابت در عرصه تولیدى، خدماتى و آموزشى .
4- جبران عقب ماندگىهاى اقتصادى در جوامع.
5- رویکرد مدیریت نوین و اهمیت منابع انسانى و روابط عاطفى و انسانىتر در مدیریت .
مدیریت مشارکتى عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامى توسط مدیر که تمام کارکنان، مشتریان و پیمانکاران یک سازمان در روند تصمیمگیرى و حل مسائل و مشکلات سازمان، همکارى و مشارکت کنند. تأکید اصلى این نوع مدیریت بر همکارى و مشارکت داوطلبانه کارکنان، مشتریان و پیمانکاران است و مىخواهد از اندیشهها، پیشنهادها، ابتکارها، خلاقیتها و توان فنى و تخصصى آنها و مسائل و مشکلات سازمان براى بهبود مستمر فعالیتهاى سازمان و حصول کیفیت جامع استفاده کند. به طور کلى مشارکت موجب بازده بالاتر و افزایش کیفیت مىشود. مشارکت براى کارکنان به معنى پذیرش بیشتر آنها بوده و انگیزش کارکنان را توسعه مىبخشد، همکارى با مدیریت را بهبود بخشیده و موجب کاهش تعارض و افزایش تعهد کارکنان نسبت به اهداف سازمان مىشود.
براى حصول مدیریت کیفیت جامع، اتخاذ فرآیند مدیریت مشارکتى امرى اجتناب ناپذیر و کاملاً متقارن است. مدیریت مشارکتى فرآیندى است که بر پایه سیستمهاى مختلفى استوار و قابل اجرا است. یکى از سیستمهاى نیرومند این فرآیند نظام پیشنهادها)MBSاست.
نظام پیشنهادها اولین بار در سال 1867 میلادى از سوى «آنودکروپ» در کارخانه فولادسازى کروپ آلمان مطرح و به کارگرفته شده است. نظام پیشنهادها فراهم آوردن فضا و امکاناتى در سازمان توسط مدیریت است که کلیه کارکنان، مشتریان و پیمانکاران، نظرات، اندیشهها و پیشنهادهاى خود را در زمینه حل مشکلات و نارساییها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت سازمان به مدیریت ارایه مىکنند و مدیریت پس از بررسى، مواردى را که تشخیص مىدهد به اجرا مىگذارد و براى دوام پیشنهادها پاداش مناسبى به پیشنهاد دهنده داده مىشود و او را در منافع حاصل از اجراى پیشنهادها سهیم مىکند. در حقیقت نظام پیشنهادها یک نظام مدون براى فعال کردن ذهن افراد و به کارگیرى اندیشهها و نظرات آنها براى بهبود عملکرد سازمان است. اهم دلایل ضرورت استقرار نظام پیشنهادها و اهداف آن در سازمان عبارتند از :
- پرورش اندیشهها و مقابله با کمبود نیروى ورزیده و متخصص
- انطباق کالا یا خدمات یا خواستهها و انتظارات مشترى
- افزایش تولید کالا یا خدمات با کیفیت بالا و در زمان کمتر و با حداقل هزینه
- توسعه توان بالقوه و بالفعل کارکنان
- کاهش وابستگى فنى به خارج
- کاهش اوقات فراغت و بیکارى کارکنان
- توسعه وحدت سازمانى
- افزایش قابلیت رقابت
- افزایش تعلیق سازمانى در کارکنان
- اشاعه فرهنگ مشارکتى در حل مشکلات سازمانى و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
- افزایش اثربخشى، کارایى و کیفیت خدمات
- افزایش رضایت مشترى
- بهبود نظام گردش اطلاعات، اطلاع رسانى و استفاده بهینه از فرصتها
- توسعه و تقویت ارتباطات کارکنان با مدیران
- حرکت به سوى مدیریت فراگیر کیفیت در سازمان از طریق مدیریت فراگیر نظام پیشنهادها
با اجراى نظام پیشنهادها و تشکیل گروههاى بهبود کیفیت هر طرحى که ارایه مىشود و هر مسئلهاى که در گروه حل مىشود، مىتواند یک نوع کار تحقیقى تلقى شود که با مشارکت کارکنان به اجرا در مىآید. در نظام پیشنهادها از پیشنهاد دهنده و گروههاى بهبود کیفیت خواسته مىشود که طرحهاى تحقیق شده و نتایج آن را خودشان به اجرا درآورند. در صورت همگانى شدن این روش با ایجاد انگیزه توسط مدیریت سازمان، همه کارکنان سازمان و حتى مشتریان سازمان را مىتوان به مجموعهاى از محققان تبدیل کرد که بخشى از اوقات خود را اختصاص به تحقیق در زمینه بهبود مستمر فعالیتهاى خود بدهند و به این تریتب از مشارکت آنها در تحقیقات استفاده کرد.
نتیجهگیرى
به کارگیرى ابزارهاى اندازهگیرى و پژوهش اساس و زیرساخت بهبود مستمر فعالیتهاى سازمان و به کارگیرى نظام پیشنهادها در سازمان است. به خصوص که هم در فرآیند مدیریت و هم در فرآیند مدیریت مشارکتى و جامع بر استفاده از پیشنهادهاى تیمهاى چند تخصصى و افراد و گروه هایى که به طور مستقیم در حوزه عملیات سازمان قرار دارند، منبع اصلى دادههاى مربوط به تصمیمگیرىهاى سازمان قلمداد مىشود. بدیهى است که تیمهاى مختلف تخصصى و چند تخصصى به صورت واحدهاى مشاوره و ارایه پیشنهاد عمل مىکند. به این معنى که با مطالعه و بررسى از طریق روشهاى مناسب و روش شناسى پژوهشى مىتوان به طور علمى و کاربردى به نتایجى که منتج به تنظیم و سازماندهى پیشنهادهاى دقیق و قابل اجرا و عمل مىشود، رسید. به عبارت دیگر به کارگیرى سیستم پیشنهادها در سازمانها همزمان به معنى ایجاد و توسعه فراگیر در زمینههاى پژوهش و اقدام پژوهشى هم است. به همین دلیل اولین اصلى که در به کارگیرى سیستم پیشنهادها پیش بینى و تعریف مىشود، اصل پرداخت یا پاداش و روشهاى محاسبه و تعیین آن بر حسب نوع و منبع پیشنهادها است .
پرداخت به موقع پاداشها و مناسب بودن مقدار آن، نوع پیشنهاد به طورى که پیشنهاد دهنده بر حسب انگیزه و تلاش و پژوهشى که به عمل آورده، انتظار آن را طبق آیین نامه و قرارداد، نقش مؤثرى در موفقیت نظام پیشنهادها دارد، موجب تقویت همکاریهاى بعدى مىشود. مثلاً در سازمانهاى آموزشى که از نیروهاى متخصص و باتجربه قابل ملاحظهاى برخوردارند مىتوان براى رفع نیازهاى آموزشى و ارتقاى کیفیت آن و گسترش روحیه تحقیق، از طرحهاى پژوهشى براى نظام پیشنهادها استفاده کرد و نظام پاداش مناسبى بر حسب مبلغ حق التدریس آنها، تدوین و در نظر گرفت .
منبع
http://www.bsi.ir/Pages/AboutUs/ArticlesReports/journals/journal28/TQMInfrastructureAndSuggestions28.aspx
|
