نظام پیشنهادات ، چالشها و راهکارها
تهیه و تنظیم: سید حسن عبدالله زاده ،علی حیدری الوار،راضیه سوداگر
مقدمه
محیط کنونی ، سازمانها را هرچه بیشتر به شیوه های جدید مدیریت سوق می دهد و گرایش به سبک مدیریت مشارکتی یکی از گزینه های این مبحث است . چرا که برای نیل به پیشرفت ، از جنبه های مدیریت و نیروهای انسانی ، افزایش کارآیی و کاهش ضایعات ، پیروزی در میدان رقابت و مواردی از این گونه مشارکت صحیح و موفقیت آمیز کارکنان در تصمیم گیریها و امور سازمان امری ضروری به نظر می رسد نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها یکی از ساز و کارهای قدرتمند و اساسی شیوه مدیریت مشارکت جو است که در بسیاری از سازمان های صنعتی ، بازرگانی و خدماتی بخش های خصوصی و عمومی جهان به صورت گسترده و همگانی کار برد پیدا کرده است
نیروی انسانی به لحاظ برخورداری از قدرت اندیشه، خلاقیت و نوآوری بزرگترین دارایی هر سازمانی محسوب می شود، چرا که هرگونه بهبود و پیشرفت در سیستمهای فنی و سازمانی توسط نیروی انسانی صورت می گیرد. توان فکری و اندیشه های کارکنان در سازمان به عنوان سرمایه نهفته و راکد می‌باشد هر سازمان و مدیریتی بتواند از این سرمایه‌های نهفته بیشترین استفاده را بکند به همان اندازه امکان رشد وتوسعه میسر خواهد شد. نیروی انسانی بر خلاف سایر منابع با مصرف کردن کاهش و یا مستهلک نمی‌شود هر چقدر از اندیشه و فکر بیشتر استفاده نماید بهمان اندازه توانایی اش بهبود می یابد. از طرف دیگر مشارکت یکی از نیازهای فرا مرتبه انسانها به شمار می‌رود که ریشه در فطرت بشری دارد. افرادی که در امور و فعالیتهای سازمان شرکت نمایند و از اندیشه و فکر پاک استفاده کنند علاوه بر پیشرفت سازمان در تعالی خویش نیز گام برداشته اند. برای بهبود بهره‌وری از مکانیزمهای مختلف استفاده می‌کنند که یکی از مکانیزمهای مدیریتی، بهره گیری از تکنیک‌های مختلف مدیریت مشارکتی است. مشارکت راهکاری است که به کارکنان اجازه داده می‌شود به جای اینکه همیشه مدیریت و رهبری شوند از توانایی های خود بهره گیرند، فکر کنند و قوه خلاقیت خود را به کار اندازند و در تصمیمگیریها مشارکت و دخالت داشته باشند. مشارکت یک فرآیندی است که طی آن کارکنان یک سازمان به طور داوطلبانه در امور و فعالیتهای مربوط به خود دخالت کنند بشرطی که توان و انگیزه مناسب برای دخالت مؤثر را داشته باشند.
همفکری، مشارکت و ارج نهادن به کارهای گروهی موجب می‌شود تا امور به وجه بهتری انجام شود. اگر سازمانها خواهان نیل به چنین نتیجه‌ای هستند ناگزیر بایستی در پی ایجاد انگیزه و جلب مشارکت کارکنان خود برآیند و این مهم زمانی میسر می‌شود که باور داشته باشند انسانها در فرایند کار، نه ابزار و وسیله بلکه عاملی مؤثر در تحقق اهداف سازمان هستند.امروزه نظام‌های مدیریتی به عنوان نرم‌افزارهای فناوری و ابزارهای اصلی فرایند توسعه محسوب می‌شوند. بر این اساس نظریه‌های پیشرفته، منابع انسانی را از عوامل زیربنائی در فرایند توسعه می‌شناسند و هرگونه توفیق در فرایند توسعه پایدار را مشروط به توفیق در توسعه منابع انسانی می‌دانند، از این رو اهمیت و ضرورت توجه به نظام‌های مدیریتی توسعه‌دهنده منابع انسانی جایگاه ویژه‌ای خواهند یافت.یکی از نظام‌های مدیریتی پویا و سازنده که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه در فرایند توسعه کلی کشور دارد نظام مدیریت مشارکتی است. این نظام مدیرتی به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد هم از لحاظ نظری و هم در عمل از جایگاه مناسبی در بسیاری از کشورهای جهان برخوردار است. در واقع نظام مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و علمی کارکنان یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن سازمان است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روشهای حل مسائل و ارتقای بهره‌وری سازمان فعالانه اندیشیده، حاصل آن را در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می‌کنند. بدین طریق یک نظام همفکری و هم‌اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان به وجود می‌آید و مدیریت سازمان از گنجینه طرح‌ها، اندیشه‌ها و راه‌حل‌ها برخوردار شده و برای نیل به اهداف سازمانی از آنها بهره می‌جوید. در این نظام برای خلاقیت‌های کلیه اعضای سازمان ارزش شایسته قائل شده و در تصمیمگیریها از آنها استفاده می‌شود. وجود و جریان این نظام نتایج و پیامدهای مثبت و مطلوب متعددی از جمله افزایش سطح انگیزش، رضایت، بهداشت روانی و خلاقیت و نوآوری کارکنان را دربرخواهد داشت.
تعریف پیشنهادو مدیریت مشارکت
پیشنهاد در ادبیات عامه یعنی ارائه یک راه حل در برابر یک مسئله به فرد یا افرادی دیگر ، به طوری که آن فرد یا افراد می توانند به طور آزادانه آن را بپذیرند یا رد کنند . از طرفی ، پیشنهاد در نظام مدیریتی یعنی ارائه یک راهکار و طرح و یا ایده نو از سوی اعضای غیر دولتی که به مسئول و اداره کننده آن مجموعه کاری برای پیشبرد اهداف و بهبود مناسبات کاری کمک می نماید .
متداول ترین راه برای بر طرف ساختن مشکل ناتوانایی سازمانها در استفاده بهینه از توان بالقوه کارکنان به کارگیری روش مدیریت مشارکتی است به گواه بسیاری از گزارشها ، موفقیت اکثر شرکتهای بزرگ مرهون به کارگیری مناسب این سبک مدیریت بوده است در میان نظری ، از مفهوم مشارکت ، تعابیر و تعاریف متعددی ارائه شده که برخی از آنها بدین شرحند
-مدیریتی مشارکتی عبارت است از، عملیاتی که طی آن کارکنان یک سازمان را در روند تصمیمگیریها دخالت و شرکت می‌دهند تأکید این شیوه مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان استوار است و می‌خواهد از اندیشه ها ، نظرات و ابتکارات آنها در حل مشکلات و مسائل سازمان استفاده کند. البته نظام مشارکتی با افزایش رضایت مندی، انگیزه کارکنان را نیز بهبود می بخشد.
- فرایند درگیری کارکنان در تصمیم های سازمان که به صورت رسمی یا غیر رسمی اتفاق می افتد .
- اقداماتی که میزان نفوذ و مسئولیت کارکنان را در فرایند تصمیم گیری از طریق نمایندگی مناسب در سطح متفاوت سازمان افزایش می دهد و از این راه تحقق دموکراسی را تسهیل می کند .
- درگیری ذهنی و عاطفی اشخاص در موقعیت های گروهی است که آنان را بر می انگیزد تا برای دستیابی به هدف های گروهی ، یکدیگر را یاری دهند و مسئولیت پذیر شوند .
- پیوندی دوسویه، سازنده و سودمند میان دو تن یا بیشتر از دو تن؛
- فراهم‌آوردن و گستردن بستر نقد مشترک برای یافتن هدفهای مشترک؛
- دخالت‌دادن و درگیرشدن مردم در فراگردهای تصمیم‌گیری اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فرهنگی که بر سرنوشت آنان اثر می‌گذارد. (تعریف از سازمان ملل متحد)؛
- یک ساز و کار زندگی اجتماعی.
فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها
آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به کارگیری آن مطرح است افزایش توان سازمان در مقابل خواست‌های متغیر مصرف‌کنندگان خدمات یا محصولات از طریق ارج نهادن به فضائل و توانایی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با هدفهای سازمان و در نهایت استفاده صحیح از تجربه، اندیشه، آرا و عقاید آنها در هر رده شغلی و بخش سازمانی است.
· ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری
· افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان
· همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه
· اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی.
· اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش
· بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
· افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
· تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی
· بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش
· کاهش مقاومت در مقابل تغییر
· افزایش توانمندسازی مدیران و کارکنان
· افزایش پویای و انعطاف‌پذیری
· گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی
· افزایش درآمدها و کاهش هزینه‌ها
· افزایش میزان وقت، سرعت و صحت
عملکرد عمده طرح پیشنهادها، ارتقاء جریان ارتباطات از پایین ترین تا بالاترین سطح، در سازمان است بهبود ارتباطات نشانگر اهمیت نظام پیشنهادها است که این اهمیت باعث:
· بالابردن سطح اطلاعات مدیریت در انجام امور از طریق مشارکت با کارکنان
· به مدیریت امکان مطالعه برنامه ها و رفع مشکلات آنها را می دهد
· شناسایی سطح توانایی و قابلیت های کارکنان به منظور شناسایی نیازهای آموزشی آنان
· کارکنان مجبور خواهند شد قبل از ارائه پیشنهادات در مورد آن بیندیشند و این امر امکان رشد آنان را فراهم می کند
· ارتقاء روحیه کارکنان و بالا بردن کیفت کاری آنها و ایجاد تفاهم و ارتباط بین مدیریت و کارکنان.
· بهبود عملیات و افزایش سود آوری از طریق به کار بستن پیشنهادهای سودمند و عملی.
· استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان
· تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی
· گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر
· گسترش سطوح یادگیری سازمانی
· بهره‌گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیتهای بهبود
· شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق
· همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی
· استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه
· مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها
· آگاهی مدیریت از میزان توانایی‌های بالفعل و بالقوه کارکنان
· ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسانها از طریق ایجاد فضای مناسب
· بهبود کار سازمان، افزایش بهره‌وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات
· تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
· ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
· افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله
· اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
· اصلاح و بهبود مقررات، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم‌گیری
· افزایش سلامت، انعطاف‌پذیری، مخاطره‌پذیری و اثربخشی در مقابل خواست ذینفعان (درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
· بروز خلاقیتها و به فعل درآوردن استعدادهای درونی کارکنان
· بهبود فرایندها از طریق ارائه پیشنهادها
· بهبود شرایط محیطی کار
· افزایش انگیزه در کارکنان
· ارتقاء کمی و کیفی فعالیتهای سازمان
· افزایش رضایت ارباب‌رجوع (ذینفعان
· افزایش حسن تعلق سازمانی
· همسو نمودن اهداف فردی با اهداف سازمانی
· توسعه و تقویت ارتباط کارکنان و مدیریت
· آگاهی مدیریت ارشد سازمان از توانایی‌های کارکنان و استفاده مطلوب از آن
· بهبود تصمیم‌گیری مدیریت از طریق نظرات و پیشنهادهای ارائه شده
· بهبود نظام گردش اطلاعات و اطلاع‌رسانی
· تقویت تعهد سازمانی
تاریخچه نظام پیشنهادها در جهان
بعداز جنگ جهانی دوم که از کشور ژاپن ویرانه‌ای بیش نمانده بود و تنها امید و دلبستگی این کشور به مردم و مدیرانی بود که بتوانند با رهبری و هدایت صحیح، ژاپن را به کشوری پیشرفته تبدیل کنند. توصیه‌های بزرگانی همچون دکتر دمینگ بسیار موثر واقع شد. به‌طوری که اجرای صحیح و به موقع 14 اصل مدیریتی دکتر دمینگ سبب ایجاد مدیریتی نوین و کارساز در ژاپن شد و باعث شد این کشور در کمتر از 5 سال متحول گردد و آن چنان رشد فزاینده‌ای را طی کند که در سال 1980 فیلمی از شبکهCNN آمریکا پخش شد تحت عنوان «اگر ژاپن می‌تواند پس چرا ما نتوانیم».
اولین قدم برای تشویق کارگران جهت ارائه پیشنهاد در راستای بهبود کار توسط آقای "آلفردکروپ" در کارخانه فولادسازی "کروپ آلمان" در سال 1867 میلادی برداشته شده است. سپس در سال 1880 میلادی اولین برنامه تشویق کارگران انگلیسی در مؤسسه کشتی‌سازی "ویلیام‌دنی و برادارن" به اجرا گذاشته شد. در اوایل قرن بیستم، سیستم ارائه اندیشه در آمریکا و در برخی از شرکتهای صنعتی از جمله (ان ـ سی ـ آر) و کارخانه "بیل"و پاره‌ای دیگر از صنایع به کار گرفته شد. این سیستم بعد از جنگ جهانی دوم مانند بسیاری از سیستمها و تکنیک‌های مدیریت در آمریکا به کار گرفته شد و هم‌اکنون در بیش از 90٪ شرکتهای درجه اول آمریکا سیستم ارائه پیشنهادها اجرا می‌شود و همه‌ساله بهترین پیشنهاددهنده سال از دست رئیس‌جمهور آمریکا لوح یادبود و جوائزی دریافت می‌کند
تاریخچه نظام پیشنهادهادر ایران
در ایران نظام پیشنهادها برای اولین بار در اوایل سال 1367 در یکی از شرکتهای تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران (شرکت ایران رادیاتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شرکتهای دیگری نیز به اجرای نظام پیشنهادها پرداختند که امروزه در بسیاری از سازمانها و شرکتهای داخلی، این نظام پیاده سازی شده است.
در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت‌ها و سازمانهای داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوری اسلامی ایران نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاه‌های دولتی و افزایش رضایت و توان کاری آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شورای عالی اداری چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کلیه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شرکت‌ها، بانک‌ها و کلیه دستگاه‌ها استقرار یابد.
هدف نظام مشارکت کارکنان از دیدگاه اسلام :
قران می فرماید : ایات الهی را فصل فصل کنید تجزیه و تحلیل کنید به روش احسن باهم مجادله کنید فکرها واندیشه ها یتان را بکار اندازید تا بهترین روشهای مدیریت را بیابید .
نظام مدیریت اسلامی که مبتنی بر فکرها و اندیشه ها و پیشنهادات مردم است درهای رحمت الهی را به روی جامعه اسلامی ما و تمامی جوامع اسلامی دیگر می گشاید و روز به روز و لحظه به لحظه نعمات بیکران الهی را نصیب مسلمین خواهد کرد
نظام مشارکت (با رویکرد مدیریت اسلامی و از طریق نظام پیشنهادات ) با کم هزینه ترین روشها عالیترین سود و ثمرات را به بار خواهد آورد.
در این نظام مدیریتی تمامی مشکلات جوامع اسلامی به سرعت حل وفصل خواهد شد و هیچ مشکلی نیست که آسان نشود در این نظام مدیریتی قران ب هعنوان کتاب مرجع و راهنما اساسی ترین مبنای رفع نیاز روز هر جامعه مورد مطالعه و تحقیق قرار خواهد گرفت . این نظام مدیریت بر مشارکت فکرها و اندیشه های تمامی مردم و پیشنهادات ایشان در جهت اصلاح و بهتر نمودن همه استوار است .
اصلی ترین هدف نظام مدیریت الهی و قرانی و اسلامی (نظام مشارکت ) کرامت بخشیدن به متقین و موحدین و مسلمین و تمامی انسانهای عالم است به موجب این نظام باید از مردم در قبال پیشنهادات خیر ومفیدی که ارائه می دهند تشکر و سپاس گزاری متناسب به عمل آورد و همین موجب رشد فکرها واندیشه ها ی انسانها می گردد
اثار وبرکات مشورت از دیدگاه اسلام :
1-باعث بهره گرفتن از توانمندی دیگران می شود .
2- خطا و اشتباه در تصمیم گیری را کاهش میدهد.
3- همدلی و صمیمیت را افزایش میدهد .
4- باعث تقویت روحیه اعتماد خودباوری می شود.
5- نشاط و ارامش درونی را افزایش میدهد.
مفروض‌های ارزشی مشارکت:
1- پذیرش برابری «ارزش انسانی» همه مردمان؛
2- پذیرش مشارکت به‌عنوان یک فراگرد شکوفایی؛
3- پذیرش برابری «حقوق طبیعی» همه مردمان.
نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
تعریف نظام پیشنهادها
نظام ، مجموعه‌ای از اجزاء و روابط میان آنهاست که توسط ویژگی‌های معین، به هم وابسته یا مرتبط می‌شوند و این اجزاء با محیط‌شان یک کل را تشکیل می‌دهند.
پیشنهاد ، هر فکر و ایده نو که بتواند منجربه ایجاد یک تغییر مثبت، بهبود روش، افزایش کیفیت و تولید، کاهش هزینه‌ها و بالا بردن روحیه کارکنان و یا ... گردد پیشنهاد تلقی می‌شود.
نظام پیشنهادها ،یک نظام مدون برای فعال کردن ذهن افرادو به کارگیری ایده‌ها و نظرات آنها برای بهبود فعالیتهای سازمان می‌باشد.
انواع پیشنهادها،
الف) پیشنهادهای غیرقابل بررسی؛
ب) پیشنهادهای قابل بررسی
الف) پیشنهادهای غیرقابل بررسی: پیشنهادهایی که جزء وظایف فرد محسوب می‌شود.- پیشنهادهای تکراری- پیشنهادهایی که تنها مشکل را مطرح می‌سازد اما راهکار لازم را ارائه نمی‌کنند.- پیشنهادهای ایده‌آل و دور از دسترس- پیشنهادهایی که خارج از خط‌مشی و سیاست سازمان می‌باشند.
ب) پیشنهادهای قابل بررسی ،این پیشنهاها بر اساس منافعی که برای سازمان ایجاد می‌کنند به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:
ب ـ1) پیشنهادهای کیفی: پیشنهادهایی است که نتیجة آن قابل محاسبه ریاضی نمی‌باشد. از قبیل پیشنهادهای مربوط به طرح‌های ایمنی، خدماتی، اصلاح کار نظام و ...
ب ـ 2) پیشنهادهای کمی: پیشنهادهایی است که نتیجه آنها (صرفه‌جوئی حاصله از اجرای طرح‌ها) قابل محاسبه می‌باشد. از قبیل پیشنهادهای مربوط به کاهش ضایعات، استفاده بهینه از مواد اولیه و ...در تقسیم‌بندی دیگر، پیشنهادهای ارائه شده از طرف کارکنان را به صورت فردی یا گروهی تقسیم می‌کنند. در یک دسته‌بندی دیگر پیشنهادها را به دو گروه کلی پیشنهادهای محرمانه و غیرمحرمانه تقسیم می‌کنند. در پیشنهادهای غیرمحرمانه پیشنهاددهنده، مشخصات خود را بیان می‌کند و در پیشنهادهای محرمانه مایل به افشای نام خود نیست.
ارزش‌های یک پیشنهاد:
· اولین ارزش یک پیشنهاد ارزش اقتصادی حاصل از اجرای آن است.
· هینگلی مزیت کلیدی مشارکت را یادگیری ذکر می‌کند و حاصل یادگیری را برای کارکنان مفید می‌داند زیرا قابلیت آنها را در انجام وظایف افزایش داده ارزش آنها را در سازمان ارتقاء میدهد. لذا یادگیری سازمانی از جمله ارزش‌ها و پیامدهای مثبت یک پیشنهاد محسوب می‌شود.
· ساشکین معتقد است مشارکت نیازهای کاری معینی از انسان را ارضاء می‌کند. عدم ارضای این نیازهای کاری باعث آسیب روانی و فیزیکی کارکنان می‌شود. پس ارضای این گونه از نیازهای افراد از ارزش‌های یک پیشنهاد محسوب می‌شود.
· آقای یامادا رئیس اتحادیه ها روابط انسانی ژاپن معتقد است پیشنهادها خلاء میان توانایی‌های کارگران و شغل آنها را پر می‌کند. بنابراین با دقت در این مطالب در می‌یابیم که یکی از ارزش‌ها و مزایای ارائه پیشنهادها (اعم از تأیید شده یا رد شده) شناسایی توانائی افراد است یعنی مدیریت به قابلیت‌های افراد پی می‌برد و آنهایی را که از توانایی بالا برخوردار هستند شناسایی می‌کند.
· یکی دیگر از ارزش‌های نهفته در پیشنهادها، به ویژه پیشنهاد رد شده (که همگان آن را به دلیل غیرقابل اجرا بودن، فاقد هرگونه ارزشی برای سازمان می‌دانند) رفع ابهامات ذهنی افراد است. به همین دلیل است که توصیه می‌شود در سال اول اجرای نظام پیشنهادها حتی بابت پیشنهادهای رد شده نیز پاداش مناسبی به عنوان جایزه مشارکت فکری پرداخت گردد.
چگونگی اجرای نظام پیشنهادات:
الف: بستر سازی برای استقرار نظام پیشنهادات:
· آگاهی و اطلاع رسانی مناسب به کارکنان و مدیران میانی و اجرایی
· برگزاری جلسات توجیهی در سطح مدیران
· برگزاری جسلات آموزشی در سطح مدیران و کارکنان
· تشویق و ترغیب کارکنان با بیان مزایا و منافع اجرای نظام فوق
· ایجاد ارتباط و اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران
· تدوین و ابلاغ آئین‌نامه اجرایی نظام برای کلیه واحدها و قسمتها
· محدود نکردن پیشنهادات در زمینه های خاص
· تدوین فرم مشخص و مکان معین برای ارائه پیشنهادات
ب- تعیین گروه (کمیته) یا شورای نظام پیشنهادات:
· مقام مجاز یا نماینده تام‌الاختیار وی
· دو نفر نماینده کارکنان (با رای گیری مستقیم)
· یک نفر نماینده مدیران (با رای گیری مستقیم)
· کارشناس متخصص به تناسب موضوع پیشنهاد شده
· دبیر کمیته یا گروه
در اولین جلسه کمیته باید رئیس و دبیر مشخص شوند تا وظایف تقسیم شده و پی گیری گردد
وظایف کمیته نظام پیشنهادات:
· رسیدگی (درخواست اصلاح، تصویب، رد) به پیشنهادات رسیده
· تعیین مدت زمان اجرای آزمایش پیشنهاد ارائه شده
· ارجاع پیشنهادات رسیده به گروه کارشناسی و واحدهای اجرایی
· تصویب یا رد نهایی پیشنهادها پس از اجرای آزمایش
· سیاست‌گذاری، تعیین خط مشی، تصویب و اصلاح آئین نامه‌های مربوطه
· تعیین پاداش به پیشنهاد دهندگان، حق الزحمه کارشناس و همکاران اجرایی
· ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد در هر سال
· نظارات بر اجرای بهتر نظام پیشنهادات در سازمان
ج- روش ارائه پیشنهاد: برای ارائه پیشنهادات توسط همکاران بهتر است فرمی متناسب با نیاز هر سازمانی طراحی و در اختیار قسمتها و واحدها قرار دهد. یا فرمها را می‌تواند از دبیرخانه نظام پیشنهادات گرفته و پس از تکمیل پیشنهاد خود به دبیرخانه ارسال نماید. و دبیر نیز موظف است که اعلام وصول پیشنهاد را در اسرع وقت به پیشنهاد دهنده اعلام نماید. پس از وصول پیشنهاد دبیرخانه به بررسی پیشنهاد می‌پردازد در صورتی که پیشنهاد تکراری یا تنها به بیان مشکلات پرداخته و راه‌حل اجرایی ارائه نکرده باشد، طی نامه ای به پیشنهاد دهنده اطلاع دهد.
در صورت غیر تکراری بودن برای بررسی بیشتر در کمیته پیشنهادات طرح نماید.
د- روش بررسی پیشنهادات: کلیه پیشنهادات که قابل طرح در کمیته باشد در جلسه مطرح می‌گردد ممکن است پیشنهاد ارائه شده نیاز به بررسی و اظهار نظر کارشناس باشد که در این صورت پیشنهاد به گروه کارشناسی و واحدهای تخصصی ارجاع داده می شود که پس از دریافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گردیده و در صورت تصویب یا عدم تصویب تشویق مادی و معنوی و علت عدم تصویب به پیشنهاد دهنده ابلاغ می‌گردد باید نتیجه بررسی پیشنهاد حتماً به پیشنهاد دهنده اعلام گردد تا پیشهاد دهندگان انگیزه برای ارائه پیشنهادات داشته باشند.
ه- تعیین و پرداخت پاداش برای پیشنهاد دهندگان:
در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع که هر دو از اهرم‌های انگیزش مهم هستند باید پیش‌بینی شده باشد اگرچه پاداشهای مالی ممکن است رقم اندک باشد ولی بیشتر صورت نمادین دارد. در سازمانهایی که روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالی، خلاقیت، تفکر و روحیه مشارکت افراد را برای ارائه پیشنهادات بیشتر تقویت می‌نماید. البته هر سازمانی می‌تواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد به عنوان مثال می‌تواند درصدی از صرفه جویی‌هایی که در اثر ارائه پیشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدی از درآمد اضافی که حاصل پیشنهاد باشد یا از طریق امتیاز بندی پیشنهادات درصدی را تعیین و پرداخت نماید البته بهتر است قسمتی از پاداش در صورت تصویب و قسمتی دیگر را پس از اجرا و عملی شدن پرداخت نماید تا پیشنهاد دهنده برای مشارکت فعال انگیزه مناسب داشته باشد.
نتایج مورد انتظار از اجرای نظام پیشنهادات:
· افزایش کمیت و کیفیت کالا و خدمات تولید شده
· صرفه‌جویی و کاهش هزینه ها
· ارتقای بهره وری در سازمان
· بهبود روشهای انجام کار
· ابداع روشهای تازه و یا تولیدات تازه
· افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
· افزایش رضایت مندی کارکنان
به طور خلاصه می‌توان گفت استقرار نظام پیشنهادات در هر سازمانی مشارکت کارکنان را در تصمیمگیریهای سازمان بیشتر نموده و خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایتمندی کارکنان را بهبود می‌بخشد و بهبود و بالندگی فرد و سازمان را تقویت می‌نماید.
آسیب های نظام پیشنهادها در سطح ملی
· فقدان متولی برنامه ریزی
· عدم اجرای کار توسط مشاورین خبره و مجرب
· عدم وجود پست سازمانی دبیر کمیته نظام پیشنهادها
· عدم توجه به پیشنهاد های مشتریان و ارباب رجوع
· عدم پرداخت پاداش مناسب به پیشنهاد های کیفی
· محدود نمودن سقف پاداش ها
· فقدان انگیزه کافی در بین مدیران کشور برای اجرای بهینه نظام پیشنهادها
·
موانع اجرای نظام پیشنهادها:
· عدم اعتقاد مدیران و سر پرستان
· موانع کارکنان
· موانع کارشناسی
· موانع مالی
· موانع فرهنگی
چالشهای فرآوری نظام پیشنهاد ها :
تشخیص و تعیین چالشها و موانع فرا راه نظام مشارکت و موارد آسیب زننده به اجرای صحیح و فراگیر این نظام ، برای افزایش استفاده از مزایای آن لازم به نظر می رسد. در منابع دانشی و تجربی موجود در این حوزه ، آسیبها و چالشهای متعددی برای نظام پیشنهادها بر شمرده شده که می توان آنها را چنین ، طبقه بندی و احصاء نمود :
الف ) چالشهای فرهنگی : عدم باور و اعتقاد کارکنان به نظام مشارکت / احساس عدم تعلق کارکنان به سازمان عدم توجیه کافی دلایل رد پیشنهادها عدم اعتقاد و انگیزش مدیریت .
ب ) چالشهای فرآیندی : عدم توجه مدیران به سهم کارکناناز منابع حاصل / عدم توجه به اهمیت آموزش تمرکز پیشنهادها بر مسائل رفاهی / ضعف بررسی های کارشناسی پیشنهادهای واصله / کمبود پاداشهای پرداختی عدم توانمندی ، علاقه مندی و چند شغله بودن دبیر اجرایی نظام پیشنهادها / کندی سرعت مراحل اجرایی / اجرای پیشنهادها توسط افراد کم تجربه یا بی تجربه / عدم تناسب پاداش با نتایج اجرای پیشنهادها / عدم اجرای پیشنهادها / عدم حضور پیشنهادها / عدم حضور پیشنهاد دهندگان در جلسات شور ا نبود زمان و فرصت کافی متناسب نبودن طراحی نظام پیشنهادها با ویژگی های سازمان / نبود مشارکت واقعی واحدهای مختلف سازمان در طراحی نظام پیشنهادها و آئین نامه اجرایی آن
ج ) چالشهای محیطی – سازمانی : عدم ثبات مدیران ارشد لایق / ضعف مدیریت نا کارآمدی روابط مدیران و کارمندان / کمبود حقوق و مزایای اکثر کارمندان / کافی نبودن اختیارات سازمانی
سطح پایین اطلاعات علمی و فنی کارکنان / سبک مدیریت استبدادی و خود محورساختارهای دیوان سالاریو هرمی بلند/ توزیع نابرابر اقتدار و اختیار سازمانی مغایر بودن اهداف فرد و سازمان / نظام برنامه ریزی متمرکز
راهکارهایی برای غلبه بر چالشها :
برای غلبه بر چالشها و موانع فراوری استقرار نظام پیشنهادها نیز راهکارهای متعددی ارائه شده اند که با مرور مبانی نظری مرتبط ، می توان این راهکارها را در سه بخش زیر گروه بندی نمود :
الف ) راهکارهای کوتاه مدت : تشویق کارکنان و مدیران مشارکت جو / تشکیل جلسات توجیهی / اجرای دوره های آموزشی / تشویق کارهای گروهی / تقدیر از پیشنهادات برتر / تقویت اطلاع رسانی / مذاکره حضوری دبیر با کارکنان / پرداخت هرچه سریعتر پاداش
ب ) راهکارهای میان مدت : تقویت کار گروهی / حذف مدیران تک محور / تقویت حمایت مدیریت عالی شرکت از کار گروهی / برگزاری جشنهای سالانه جمعی / اصلاح آیین نامه / توسعه منابع اعتباری ومالی / ارتقای کیفیت جلسات کمیته نظام پیشنهادها / برگزاری جلسات طوفان فکری / چرخش کاری کارکنان / سرعت بخشیدن به فرآیند بررسی ، ارزیابی و انتخاب پیشنهادات / تشکیل کمیته های کارشناسی توانمند / قرار دادن فضای اداری ، ابزار ، اطلاعات ، مستندات و سایر امکانات در اختیار پیشنهاد دهندگان / تعامل مناسب دبیر و دبیرخانه نظام پیشنهادات با
ج) راهکارهای بلند مدت : لحاظ مشارکت در خط مشی ، مأموریت و استراتژی سازمان / زمینه سازی فرهنگی / استفاده از متخصصان و مشاوران / ایجاد ساختار سازمانی رسمی برای نظام پیشنهادها / تصویب قوانین مناسب / مناسب سازی سبک مدیریت / تهیه برنامه جامع برای ارزیابی نظام / گسترش نظام پیشنهادات به پیمانکاران ، مشتریان و خانواده های کارکنان / توجه به مکانیسم های توسعه انسانی / کاهش فاصله مدیران و کارکنان / ایجاد حس تعلق سازمانی کارکنان و رضایت شغلی آنان
نکات قابل توجه در اجرای نظام پیشنهادها
· سازمانهای علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:
· دخالت دادن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری
· مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهای مورد نیاز
· تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان
· ایجاد هدفهای فردی و سازمانی
· متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازی مداوم
· بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهای سازمان
· بوجود آوردن مدیریت پائین به بالا
ویژگی‌های نظام پیشنهاد موفق
· شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد
· به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پیشنهادها از طریق فرم های مخصوص
· سهولت روشهای ارزیابی و تعیین پاداشها
· سهولت و ساده بودن آیین‌نامه‌ها و دستور العمل‌های پرداخت جوایز
· شمولیت پیشنهادهای ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه‌ها
· سمت‌گیری پیشنهادهای ارایه شده به سمت پیشنهادهای گروهی
· کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده
· مشارکت پیشنهاددهندگان در اجرای پیشنهادها
· هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط
· صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستمها در اثر اجرای پیشنهاد
· ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد
عوامل مؤثر در موفقیت نظام پیشنهادها :
· پشتیبانی جدی مدیریت ارشد
· وجود و یا امکان به وجود آمدن انگیزه و تعهد در کارکنان
· ثبات مدیریت تا قبل از نهادینه شدن نظام پیشنهادها
· گماردن دبیر اجرایی تمام وقت ، علاقمند ، فعال و کارآمد وبا حسن شهرت و خوش برخورد
· قرار دادن تشکیلات دبیرخانه و مجری نظام پیشنهادها زیر نظر میریت ارشد در نمودار سازمانی
· برگزاری همایش های توجیهی برای مدیران و کارکنان
· انجام تبلیغات مناسب
· ایجاد روابط انسانی مناسب میان مدیران و کارکنان
· برقراری جریان صحیح و منطقی تبادل اطلاعت و گفت و گو میان کارکنان سازمان
· وجود اهداف سازمانی کاملاً مشخص و روشن
· تعیین میزان کار و فعالیتی که یک فرد در سازمان انجام می دهد
· استفاده از تجربیات سازمان های موفق و مشاورین خبره
· گرفتن پیشنهاد از مشتری و ارباب رجوع
· پیشنهادها باید به صورت دقیق کارشناسی شود
· بررسی به موقع پیشنهادها توسط کمیته های بررسی کننده
· اجرا ی به موقع پیشنهادهای تصویب شده
· پرداخت به موقع و عادلانه پاداشها
فهرست منابع و مراجع
1- اقتداری ، علی محمد ؛ سازمان مدیریت ، نشر دیبا ، تهران 1373.2
- امیر ی ، حسین ؛ علم اداره مشارکت ، جزوه آموزشی 1380.3-
ایران نژاد پاریزی ، مهدی و ساسان گهر ، پرویز ؛ سازمان و مدیریت از تئوری تا عمل ؛ موسسه بانکداری ایران1380.
- پرهیزکار ،کمال ؛ تئوری های مدیریت 1379.5-
-جوادی عاملی ؛ اخلاق کارگزاران در حکومت اسلامی ؛ مرکز نشر فرهنگی رجا؛ 1371.
-رهنورد آهن، فرج الله ؛ ابعاد مشارکت در تصمیم گیری ؛ فصل نامه مدیریت دولتی، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی ، تهران پاییز و زمستان 1372.8
- زراعی ، حسین ؛ مشارکت از طریق ارائه پیشنهاد ؛ فصل نامه مدیریت دولتی ، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی ، تهران پاییز و زمستان 1378 .
- ساپ چوی ، هیونگ ؛ توسعه تکنولوژی در کشورهای در حال رشد ؛ انتشارات وزارت صنایع ، تهران 1380.
- سوره ی شورا و آل عمران ؛ قرآن کریم .
- شریف ، نواز ؛ مدیریت انتقال تکنولوژی و توسعه ؛ ترجمه رشید اصلانی
- طوسی ، محمدعلی ؛ مشارکت (در مدیریت و مالکیت ) ؛ انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی ، تهران 1369.13
- کاظمی ، بابک ؛ سیستم اطلاعاتی مدیریت ؛ نشر پیشبرد ، تهران 1378.16-
- مشارکت در مدیریت و مالکیت گرد آورنده دکتر طوسی محمدعلی سازمان امور اداری و استخدامی کشور سال 1377
-ارتقاء و حفظ کرامات مردم در نظام اداری ،سازمان مدیریت و برنامه ریزی،1383
- مدیریت مشارکتی،صادقی فر،ناصر،مرکز آموزش و تحقیقات،1382
- نظام پیشنهادهادر سازمانهای دولتی از تئوری تا عمل،دکتر مقیمی،محمود،انجمن خدمات فرهنگی ایرانیان خارج از کشور،1385
- مدیریت مشارکتی راهبرد موثر در اداره امور سازمان،والایی شریف،حمید،مولف،1384
منبع : http://suggestion90.blogfa.com/post-6.aspx
